Questões comentadas TRE-GO de Matérias Diversas | 208984

• a) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.
• b) Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.
• c) As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.
• d) Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.