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Informações importantes acerca das ampliações fotográficas que podem ser coletadas em um diagnóstico da situação arquivística incluem a quantidade em unidade, o tamanho e a cromia de tais ampliações

O conhecimento do sujeito acumulador de arquivos e do acervo documental são as duas partes que compõem o diagnóstico da situação arquivística de um órgão público ou empresa privada

A missão, as funções, as atividades e a estrutura do órgão público ou empresa privada são identificadas ao se realizar o diagnóstico do tipo maximalista

O programa de gestão de documentos deve ter como base uma política arquivística e a designação de responsabilidades, além de estar alinhado com a missão institucional e a legislação arquivística em vigor

Os gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo com o programa de gestão de documentos

O apoio integral à implantação de um programa de gestão de documentos, com a alocação de recursos humanos, materiais e financeiros e a promoção do envolvimento de todos nesse programa é uma responsabilidade dos profissionais de arquivo do órgão público ou da empresa privada

A implantação de uma política de gestão de documentos em um órgão público tem por objetivo a produção, a manutenção e a preservação de documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis

A elaboração padronizada de tipos/séries documentais, a implantação de sistemas de organização da informação e a aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos são atividades da fase de produção de documentos

A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação

A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos

Os documentos de arquivo são resultado de uma ação humana, frutos da criação artística, e testemunham uma época ou atividade

Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência

Em um conjunto documental, quando os documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princípio arquivístico da ordem original

A organicidade do arquivo se verifica na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica

Na caracterização de um documento de arquivo, dispensa-se a informação que reflete a ação implementada, o que foi comunicado ou decidido por meio dele