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Em uma instituição governamental, como por exemplo o Banco Central, a divisão interna deve corresponder à classificação interna dos fundos, que podem ser diretamente as séries. Essas séries caracterizam-se por serem integradas por documentos que têm a representação da fusão entre a espécie documental e a atividade jurídica ou administrativa nela vinculada. As séries não podem ser dispersas, desarticuladas, nem ordenadas por qualquer critério alheio à sua especificidade documental. Em contrapartida, as peças documentais ou os docu- mentos individuais que constituem as séries têm que ser reunidos em agrupamento lógico, nas unidades de arquivamento. Essas peças são a menor unidade arquivística
. Um profissional que objetiva entender a documentação de uma empresa pública como componente dos conjuntos orgânicos deve conhecer, em linhas gerais, a estrutura orgânico-funcional da instituição; as reorganizações que causam supressões ou acréscimos de atividades; as funções que são regulamentadas; as transformações decorrentes de intervenções e a estrutura dos processos, pois eles têm tramitação regulamentada. A partir de então, esse profissional estará apto a analisar a espécie documental aliada à atividade concernente que, em linhas gerais, é o mesmo que análise
. O aumento da eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública está diretamente relacionado à utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperação da informação. Esses instrumentos também orientam as atividades de racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação de documentos produzidos e recebidos. Um exemplo de instrumento que resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinação final, é a (o)
. Nos arquivos de grandes bancos é comum encontrar documentos em formato eletrônico e documentos em formato convencional (papel). Enquanto a autenticidade da documentação convencional é assegurada a partir da manutenção das características de criação da referida documentação, os documentos eletrônicos mantêm sua autenticidade por meio de processos contínuos de
. Uma empresa pública contratou um arquivista para ocupar-se de sua gestão documental. Esse profissional encontrou o acervo em uma sala, com documentos em caixas ou amontoados, além de muitos CD, disquetes, álbuns de fotografias e fitas VHS. Ele, então, separou dos demais os documentos arquivísticos digitais, tendo em vista as suas características de
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